Ha a munkaügyi eljárások digitalizációjára gondolunk, sokszor az jut eszünkbe, hogy ügyviteli rendszerek által támogatott eljárások keretében végezhessünk el ügyeket: például töltsünk ki jelenléti ívet, rögzítsünk szabadságigényt, bérpapírunk átvételét nyugtázzuk és töltsük le, vagy épp vegyünk részt online tűzvédelmi oktatáson, stb – sorolja Deák András. Erre most is vannak szoftveres megoldások, platformok, szolgáltató cégek. De mi a helyzet az olyan munkaügyi esetekkel, amelyeknél írásbeliséget várnak el? Gondoljunk csak a munkaszerződésre, különféle nyilatkozatokra, szabályzatokra, bérrel kapcsolatos átvételi igazolásokra, jövedelemmel kapcsolatos dokumentumokra. Ezek jellemzően továbbra is papíron jelennek meg, hogy a kívánt joghatás teljesüljön.

Az elektronikus aláírás egy vállalatnál a papírmentesség, a költség- és környezetterhelés csökkentésének a kulcsát jelenti. Ez legalább annyira ügy egy mikro-, mint egy nagyvállalatnál. Elvárás is, hogy mindkettő számára könnyen hozzáférhető és bevezethető legyen – írja a HR Portál.

Deák András két szempontot emel ki, amiért érdemes átállni a digitális aláírásra.

Egyik a távoli munkavégzés. A pandémia hatására mára a munkavállalók távoli vagy hibrid környezetben dolgoznak, amely azt eredményezi, hogy a klasszikus munkaügyek céljából soha vagy ritkán fordulnak meg az irodában. Pedig az ügyek száma és időhöz kötöttsége nem változott: az M30-as dokumentum átvételét írásban és időre kell átvenni, családi pótlék kapcsán időben nyilatkozni kell. Nehezebb ezeket most megoldani, otthon nincs nyomtató vagy épp nyűg a postázást elintézni.

Másik a költségoptimalizáció. A mostani időszakban minden cégnél napirenden van a költségek racionalizálása. Ha a kiadások csökkentése miatt a cég hozzányúl a különböző juttatásokhoz vagy a leépítést választja, fájdalmat okoz. A másik alternatíva az előre menekülés, amely az addig nice-to-have kategóriába sorolt digitalizációkat felgyorsítja.

A Pénztár egy harmadik okot is látott, amikor bevezette a pénztártagok kötelező azonosítására a GoodID applikációt. Ez pedig a tagok kényelme és biztonsága volt. Ezért élménnyé tettük a Pénzmosási törvény által előírt átvilágítást. Amikor Ön munkáltatóként úgy dönt, hogy kedvező adózással szeretne gondoskodni munkatársai egészségéről, szerződést köt a pénztárral. Ezt követően a munkavállalóinak két dolguk lesz: tagsági jogviszonyt kell létesíteniük a pénztárban, amit megtehetnek távolról az online belépési felület kitöltésével és e-mailen való elküldésével AVDH hitelesítést követően. Az azonosítást megelőzően azonban nem fogják tudni igénybe venni a szolgáltatásainkat. Ezért kerestünk erre is digitális megoldást. 

A Pénztár által használt alkalmazást az ID&Trust Kft. készítette, ugyanaz a cég, amely az eSzemélyi, a japán útlevél és a román egészségügyi kártyák chipjét fejlesztette. A GoodID a Magyar Nemzeti Bank távoli ügyfél-azonosítással kapcsolatos rendelete szerint auditált applikáció. Az applikációban a felhasználó maga kezeli és osztja meg a személyes adatait gyorsan, egyszerűen és biztonságosan. A pénztártag használhatja akkor is, ha még nem azonosította magát, vagy abban az esetben, ha a személyes adatai – személyi igazolvány száma, érvényessége, lakcíme – megváltozott, és ezért van szükség az újbóli azonosításra.

A HR Portál cikkében Deák András arról is beszél, hogy milyen előnye lehet a GoodID applikációnak és az elektronikus aláírás használatának a munkaügyön, és hogyan lehet elektronikus aláírása egy munkavállalónak. Kattintson ide a teljes cikkért.